O telefone atendido a qualquer hora com as perguntas que o seu ofício faria, visitas marcadas, orçamentos e faturas enviados no mesmo minuto, recibos arquivados, o dinheiro acompanhado, e o negócio inteiro em uma tela. Mande um email, uma mensagem de texto ou ligue, com suas palavras, no seu idioma. $149 por mês, preço fixo.
Um serviço de atendimento anota um nome e um número. A Deana pergunta o que o seu escritório perguntaria: para cada tipo de serviço, as duas ou três perguntas que permitem dar o preço, levar as peças certas e mandar a pessoa certa, nunca uma lista. As perguntas mudam com o ofício: reformas e ampliações para um empreiteiro, sem aquecimento e sem ar-condicionado para HVAC, disjuntores e quadros para um eletricista, aquecedores de água e ralos para um encanador. Duas ligações, como o escritório atende hoje.
Se você sabe mandar um email, uma mensagem de texto ou fazer uma ligação, sabe usar a Deana. É só isso. Nenhum app para aprender, nenhum formulário para preencher. O painel está lá quando você quer ver o quadro completo, não para fazer o trabalho.
Encaminhe as ligações que você perde e ela atende, anota os detalhes, informa suas condições e agenda a primeira vaga. Todo o resto, mande por email ou diga: "orçamento para Schmitt, aquecedor novo, $1,850". Tire a foto do recibo na caminhonete. Escreva do jeito que você falaria, em qualquer um de seis idiomas.
O orçamento sai no seu papel timbrado com um botão de aprovar de um toque. A aprovação abre o serviço e manda a fatura do sinal, se você cobrar um. Diga "fatura para Schmitt 1,450" e ela sai limpa, no seu nome, no mesmo minuto. Recibos, W-9, mudanças na agenda: a mesma coisa. Diga uma vez só.
A Deana lembra o cliente com educação até o dinheiro cair. Se ele escreve "posso pagar na sexta?", ela responde como o seu escritório e segura o lembrete. Às 7 da manhã, em qualquer dia em que algo aconteceu, o resumo dela está esperando: as visitas de hoje, depois o dinheiro, depois o que precisa de você. Geralmente nada.
Um escritório, um preço. Cada parte aqui fica no mesmo lugar e conversa com as outras: a ligação vira o serviço, o serviço leva o orçamento, a fatura e os recibos, e o resumo e o painel leem tudo isso.
Desvie as chamadas perdidas para o seu número da Deana, ou todas elas. O escritório atende com o nome da sua empresa a qualquer hora, fins de semana e feriados incluídos, anota o nome, o endereço e o problema, informa o seu mínimo e as suas condições, oferece o seu primeiro horário livre e marca. Ligações urgentes chegam no seu email marcadas como urgentes. Cada ligação fica registrada na ficha do cliente.
"Marque o Caribou quinta às 8." Está na agenda com o tempo de deslocamento bloqueado antes e depois, o serviço está aberto e o cliente tem uma confirmação com suas condições. "O que tem hoje." "Próxima vaga." "Mude o Caribou para sexta às 3." "Quarta estou de folga." Tudo aparece no calendário que já está no seu celular. E na manhã seguinte, os trajetos do dia estão no registro de quilometragem, por estrada, em cada serviço: sem app, sem GPS, nada para ligar ou desligar.
"Orçamento para Schmitt, aquecedor novo, $1,850." Sai no seu papel timbrado com um botão de aprovar de um toque. Quando o cliente toca nele, ou só responde "sim, pode fazer", o serviço abre com número e nome, e a fatura do sinal sai, se você cobrar um. Você fica sabendo. Não faz mais nada.
Diga "fatura para Schmitt 1,450" e ela sai limpa, no seu papel timbrado, nunca duas vezes. A Deana acompanha com educação até ser paga e responde ao cliente como o seu escritório. Sinais e saldos. Sales tax, GST, HST, PST. O dinheiro vai direto para você; a Deana nunca toca nele.
Foto da caminhonete, print, PDF do fornecedor. A Deana lê, liga ao serviço ou às despesas gerais e arquiva. Alguém pede seu W-9? Enviado em minutos, assinado, com você em cópia. No Canadá, seu número GST/HST vai em toda fatura. Jogue fora a caixa de sapato.
Cada ligação, mensagem, aprovação, fatura, recibo e pagamento fica no serviço, em ordem. Pergunte "quanto cobrei do Johnson da última vez?" ou "quem me deve?" e você recebe uma resposta, não uma planilha. Quanto mais tempo ela cuida do seu escritório, melhor cuida.
Às 7 da manhã, em qualquer dia em que algo aconteceu, um email. Primeiro as visitas de hoje. Depois o dinheiro: o que entrou, quem está atrasado, o que ela fez a respeito. Depois o que precisa de você, que geralmente é nada. Às sextas, os números da semana. Leia na caminhonete. Saiba onde você está.
No iPad na picape ou na mesa da cozinha, tudo em um lugar: a agenda, os serviços em andamento, os orçamentos esperando um sim, quem te deve e com quanto atraso, o que entrou e saiu este mês. Cada serviço abre com o orçamento, as faturas, os pagamentos, os recibos e a margem até agora; cada cliente, cada recibo, cada documento está a um toque. Nada para digitar; é o retrato do que o escritório fez.
Uma reforma é um serviço que dura semanas: a visita de avaliação na agenda, o orçamento com aprovação em um toque, o sinal e as parcelas faturados conforme a obra avança, cada recibo de fornecedor e fatura de subempreiteiro arquivado no serviço, e a margem até agora na página do serviço. O cliente ouve um só escritório da primeira ligação ao último pagamento.
"Adicione minha esposa Anna, anna@example.com" e ela também pode mandar email para a Deana. "Meu filho Max trabalha comigo, ele pode desentupir ralos sozinho" e os horários vêm de vocês dois. Você fica em cópia de tudo, e antes de qualquer mudança sensível, a Deana pede um código enviado para o seu telefone. Ligações com número falsificado nunca chegam aos seus arquivos: a sua linha confere o selo da operadora, ou pede o seu PIN.
Português, espanhol, polonês, ucraniano, russo, um inglês cansado no fim de um dia de doze horas. A Deana lê e responde no mesmo idioma, por email ou pelo telefone. Tudo o que vai para o seu cliente sai em inglês limpo e profissional, assinado pelo seu escritório. Chicago ou Toronto.
Não é um serviço de atendimento mais um app de faturas mais um app de agenda mais uma caixa de sapatos, sem nenhum saber dos outros. O telefone, a agenda, os orçamentos, as faturas, os recibos, a pasta do serviço, o resumo e o painel são um só sistema, e custa $149 por mês.
30 dias grátis, sem cartão, nada para cancelar. Época fraca? Pause por $29 por mês, mantenha seu número e seus registros, e a Deana avisa quem liga quando você volta.
Os pagamentos vão direto do seu cliente para você, por Zelle, cheque, dinheiro, Venmo ou e-transfer, o que você imprimir na fatura. A Deana nunca toca no dinheiro. E a conta: perca 20 ligações por mês, feche uma em cada cinco a $500, e ela já se pagou na primeira semana. Isso é conta, não promessa; seus números são seus.
Ligue para a linha de demonstração e tire suas conclusões: (872) 324-2965. Ela atende com o nome da sua empresa e o dela, pergunta o que o seu ofício perguntaria, informa as suas condições e marca a visita. O seu cliente ouve um escritório, não um menu de telefone. Quando ela não sabe algo, diz isso, anota os detalhes e avisa que você vai retornar a ligação.
Cinco passos curtos, suas condições em uma linha e um código de encaminhamento discado no seu celular. Nada para instalar. O que você não tiver à mão, pule e diga a ela depois. Ela já está trabalhando na mesma tarde.
Você fica em cópia de tudo o que ela envia. Orçamentos e faturas saem quando você manda, nunca sozinhos. Um errado é cancelado e um corrigido sai no minuto em que você responde. Antes de qualquer mudança sensível, ela pede um código enviado para o seu telefone.
Cinco passos curtos, sem cartão. O que você não tiver à mão, pule e diga à Deana depois. Mandamos um link de confirmação por email; toque nele e a Deana responde com uma fatura de exemplo no seu próprio papel timbrado, para você ver o trabalho dela antes de um cliente ver.